Как оформить трудовой договор?

Как оформить трудовой договор

Работодателю нужна гарантия, что сотрудник будет выполнять положенный объем работ, трудиться установленное количество дней и часов в неделю. Для работника важно получать за это вознаграждение. В трудовом договоре пересекаются и соблюдаются интересы обеих сторон. А из статьи вы узнаете, как оформить трудовой договор.

  1. Что представляет собой трудовой договор
  2. Как оформить трудовой договор
  3. Как оформить изменение трудового договора
  4. Перечень обязательных условий в трудовом договоре
  5. Образец трудового договора
  6. Юридическая сила трудового договора

Что представляет собой трудовой договор

Документ состоит из трех основных частей. В первой, преамбуле, отмечают дату и место заключения договора, фамилию, имя и отчество работника, юридическое название компании или ФИО работодателя.

Основная часть содержит перечисление обязательных условий договора: место работы, обязанности, размер оплаты, режим труда и отдыха, дата первого рабочего дня, является ли работа совмещением или основной. Указывают социальные гарантии для работника.

Обязательно оговаривается ответственность обеих сторон. Работодатель и работник отвечают за надлежащее исполнение обязательств. Они регулируются конкретным соглашением, а также нормативными актами и законодательством РФ. Ответственность бывает двух видов: дисциплинарная и материальная.

Есть два вида договоров: бессрочный и с определенными временными рамками. По сути, договор со сроком действия ничем не отличается от бессрочного, только указывается срок и обязательно основание для его установления. Им может являться найм человека для выполнения работы в рамках конкретного проекта или то, что он дорабатывает определенное количество лет до пенсии.

В заключении указывают дату, и обе стороны оставляют подписи.

Как оформить трудовой договор

Магия трудовых отношений заключается в том, что договор юридически считается действительным после того, как человек отработал 3 дня. Это не отменяет необходимости составить документ для обеих сторон. Для заключения трудового договора от работника требуется:

  1. Паспорт
  2. Трудовая книжка. Если это первое место работы или книжка утеряна, то работодатель сделает ее сам и внесет первую запись.
  3. СНИЛС.
  4. Военный билет.
  5. Диплом об образовании.
  6. Медицинская книжка для работников сфер питания и обслуживания.
  7. Если должность предполагает отсутствие уголовных или административных правонарушений, то работник обязан предоставить справку. Ее делают около месяца, но работодателю чаще всего достаточно представить доказательство о том, что вы сделали запрос в госорганах. Вам выдадут специальную бумагу.

Трудовой договор, как и любой другой документ, составляют в письменной форме. Делают два экземпляра на руки каждой стороне. На каждом работодатель и работник ставят подписи. На экземпляре договора работодателя работник расписывается в том, что получил копию документа. Договор должен быть составлен и подписан не позднее, чем через три дня после выхода человека на работу.

Как оформить изменение трудового договора

Обеим сторонам нужно прийти к соглашению относительно корректировок, и по достижению общего знаменателя работодатель оформляет приказ. В нем перечислены конкретные изменения в действующем договоре. Они вступают в силу после того, как работник подписывает приказ.

Перечень обязательных условий в трудовом договоре

Вторая часть статьи № 57 Трудового кодекса РФ содержит список информации, ее обязательно включать в трудовой договор:

  1. Место работы. Наименование предприятия и его адрес.
  2. Должность и обязанности. Перечень работ, которые сотрудник должен выполнять.
  3. Дата начала работы. Обязательно указать день и время начала рабочей карьеры на новом месте. Может не совпадать с датой заключения договора.
  4. Срок действия договора. Если у договора установлен срок, то нужно его указать вместе с причиной.
  5. Условия оплаты. Обязательно указывают размер ставки или должностной оклад и периодичность выплат. Также расписывают надбавки и и условия их получения.
  6. Режим работы и отдыха. Чаще всего совпадает с общими правилами работодателя. Указывают периодичность выхода на работу, перерывы, интервал рабочего времени и выходные.
  7. Характер работы. Как часто предполагается покидать рабочее место. Учитывают разъезды, командировки.
  8. Условия труда.
  9. Информация о социальном страховании. В этом пункте описывают все виды соцстрахований: медицинское, пенсионное, от несчастных случаев, в связи с беременностью.

Образец трудового договора

Юридическая сила трудового договора

Договор получает юридическую силу с момента выхода человека на работу. Если же работник не приступил к выполнению обязанностей в установленный день, то работодатель вправе аннулировать документ, и это будет считаться не увольнением, а несостоявшейся сделкой.

Конфликтные ситуации по трудовому договору решает суд или специальная комиссия, что предусматривает статья 382 ТК РФ. В случае если работодатель не выплачивает зарплату или не предоставляет отпуск, за защитой своих прав работник обращается в трудинспекцию. В основном споры решает суд общей юрисдикции. Об этом написано в статье №22 Гражданского кодекса РФ.

Пока все идет хорошо, о договоре не вспоминают. Он становится актуальным только в момент спорных ситуаций. Например, длительности отпуска, количества отпускных, заработной платы.

Если вы работаете по трудовому договору, то в случае конфликтной ситуации сможете защищать свои интересы в суде. Без него же вам будет трудно доказать, что вы работали на этом месте. Так что, отвечая на вопрос потенциального работника: «Нужно ли оформлять трудовой договор?» — да, это в ваших интересах, нет ни одной причины по которой вам это было бы невыгодно.

Следите за новостями в сфере законодательства вместе с JCat.Работа — будьте в курсе последних событий и знайте все о своих правах.

Как оформить сотрудника в ИП за шесть шагов

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

  • выручка до 120 млн рублей в год;
  • до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

  • составить штатное расписание;
  • заключить трудовой договор с сотрудником;
  • издать приказ о принятии на работу;
  • заполнить трудовую книжку;
  • завести личную карточку;
  • зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

  • название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
  • порядковый номер работника;
  • код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
  • количество сотрудников в этой должности;
  • оклад и надбавки;
  • сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

  • данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
  • название компании;
  • место и дата заключения трудового договора;
  • срок договора;
  • подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
  • должность, профессия, специальность;
  • дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
  • гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
  • условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
  • пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
  • условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

  • испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
  • условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
  • договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
  • дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • трудовая книжка;
  • военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
  • ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
  • диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
  • справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
  • медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
  • медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Читайте также  Договор об отступном что это?

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

  • сотрудник случайно купил ненастоящую;
  • решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

  • писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
  • нельзя заходить за поля формы;
  • для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

  • в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
  • в графу 2 вписать дату записи;
  • в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
  • в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

  • заполнить заявление о регистрации;
  • сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
  • получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
  • узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

Эти документы нужно отправить или принести лично в фонд. Адрес своего отделения можно узнать на сайте ФСС по номеру ИНН или КПП.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

  • закрепляет за предпринимателем номер и код;
  • вносит данные в реестр страхователей;
  • выписывает уведомление о регистрации страхователя;
  • определяет класс профессионального риска;
  • рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

Короче

Как оформить сотрудника в ИП

найти ИП в реестре микропредприятий;

издать приказ о переходе на упрощенную систему оформления сотрудников;

получить документы от сотрудника;

заключить трудовой договор.

Кто может нанимать по упрощенной системе

выручка до 120 млн в год;

до 15 сотрудников в штате.

дней на регистрацию в фондах после найма первого сотрудника.

Заключение трудового договора

Трудовой договор с сотрудником — это своего рода соглашение, заключённое сторонами для регулирования рабочих отношений. В нём отражают все моменты, которые касаются графика работы, условий труда, обязанностей и полномочий, ответственности и характер работы. Обратите внимание, если будет отсутствовать хоть один обязательный пункт, это приведёт к нарушению прав трудящегося и законодательства.

Общие положения

Перед заключением трудового договора работодатель должен ознакомить будущего сотрудника с локальными нормативными актами компании, должностной инструкцией, графиком работы, условиями оплаты труда. Далее подписывается договор, издаётся приказ о приёме на работу и делается соответствующая запись в его трудовую книжку (при условии, что работник не отказался от продолжения ведения бумажной трудовой книжки). После подписания договора стороны приобретают взаимные права и обязанности, которые они должны строго соблюдать: гражданин обязуется работать и соблюдать действующий на предприятии рабочий распорядок, а работодатель обязуется обеспечить его работой и своевременно выплачивать заработную плату.

Подписанный сторонами договор является основополагающим юридическим фактом, который определяет возникновение, изменение и прекращение служебных отношений между работодателем и его сотрудником. Он устанавливает правовые отношения между трудящимся и нанимателем и представляет собой набор правовых норм, регулирующих служебные отношения между лицами, подписавшими документ.

Виды трудовых договоров

В большинстве случаев договор с работниками заключается на неопределённый срок, то есть в нём не прописано окончание действия документа. Бывает и такое, что в договоре указывают период его действия, это зависит от характера работы или условий, в которых она выполняется. Заполнение такого документа подробно рассматривается в ч. 1 ст. 59 ТК РФ.

По сроку действия подразделяются на заключённые на неопределённый срок и заключённые на определённый срок (не более чем на 5 лет).

Срочный трудовой договор станет бессрочным, если, после истечения указанного в нём срока, сотрудник продолжит работать. В таком случае документ будет считаться оформленным на неопределённый срок. Следовательно, заключать новый, бессрочный, договор нет необходимости. Однако, и бессрочный контракт может стать срочным, для этого нужно расторгнуть предыдущий договор и оформить новый с указанием его срока действия. Такие манипуляции нужно будет обосновать, в помощь вам ст. 59 ТК РФ.

По характеру рабочих отношений можно выделить следующие типы:

  • по основному месту работы;
  • по внутреннему и внешнему совместительству (совместительство невозможно без заключения трудового договора, это основное условие такого вида занятости);
  • временная работа (работа на сезонном предприятии менее 2 месяцев, если необходимо оформить замещение сотрудника, находящегося на больничном);
  • краткосрочный контракт;
  • с сотрудниками, выполняющими работу дистанционно;
  • государственная (муниципальная) служба.

Учтите тот факт, что ТК РФ и нормативные правовые акты, связанные с трудовыми отношениями, не распространяются на отдельные категории граждан при условии, что они не являются работодателями или их представителями:

  • военнослужащие при исполнении;
  • лица, работающие по договорам гражданско-правового характера;
  • иные лица, установленные Федеральным законом (ст. 11 ТК РФ).

В зависимости от правового положения работника, договор может быть заключён:

  • с несовершеннолетними гражданами;
  • с лицами, выполняющими семейные обязанности;
  • с иностранцами;
  • с лицами, которые не имеют гражданства.

По характеру условий труда подразделяются следующим образом:

  • нормальные условия труда;
  • возможность занятости в ночное время;
  • работа в районах Крайнего Севера и на территориях, приравненных к ним;
  • работа на вредных условиях труда.

Трудовой договор может быть оформлен по основному месту работу, а может по совместительству. В первом случае сотрудник работает на целой ставке полный рабочий день. Здесь же у него хранится трудовая книжка, если работник не отказался от ведения её на бумаге.

Во втором случае сотрудник подрабатывает в свободное от основной работы время. Эта работа не может длиться более четырёх часов в день. В подписанном с сотрудником документе указано, что выполняемая работа именно по совместительству. Не допускается оформлять такие договора с лицами моложе 18 лет, а также с теми, чья основная работа отнесена к тяжёлой или выполняется во вредных условиях труда, если совмещение работ предполагает работу в таких же условиях. Но об этом мы уже писали.

Особого внимания заслуживают договоры, которые заключают с руководителями и главными бухгалтерами. При их составлении нужно учитывать ряд нюансов, по сравнению с другими категориями работников. Об оформлении трудового договора с главным бухгалтером поговорим в следующей моей статье.

Форма трудового договора

Трудовой договор (образец можно будет скачать в конце моей статьи) составляется в двух экземплярах, каждый подписывается руководителем и работником. Один остаётся у работодателя, второй отдаётся работнику. Сотруднику необходимо расписаться в экземпляре, хранящемуся у работодателя.

Сторонами выступают работник и работодатель. Сотрудник — физическое лицо, достигшее 16-ти летнего возраста. Закон не запрещает оформление договора и с 14-летними подростками. При этом должен быть соблюден ряд условий:

  • работа должна быть лёгкой;
  • не мешать учебному процессу;
  • наличие одобрения на выполнение работы от официального представителя, чаще всего это родители подростка.

Например, для роли в кино или театре, необходимо участие ребёнка младшего возраста, в таком случае в дополнение к вышеописанным условиям нужно согласие органов опеки. А также ещё доказательство того, что эта работа не принесёт никакого вреда ребёнку.

Содержание трудового договора

При заключении трудового договора соблюдаются требования к его содержанию, изложенные в ст. 57 ТК РФ, а именно:

  • Ф.И.О. сотрудника и наименование работодателя;
  • Данные документа, удостоверяющего личность (и работодателя, если он является физическим лицом);
  • ИНН работодателя;
  • Место и дата заключения трудового договора.

Также обязательно нужно включить в трудовой договор следующие условия:

  • Место работы. Как правило, это сама организация. Если же в организации есть структурные подразделения, то местом работы будет считаться подразделение, указанное в трудовом договоре.
  • Должностная функция. Работа по должности в соответствии со штатным расписанием.
  • Дата начала деятельности. В случае срочного трудового договора, также срок его действия и обстоятельства (причины), которые послужили основанием для оформления срочного трудового договора в соответствии с условиями трудового законодательства.
  • Условия оплаты труда. Размер заработной платы (должностного оклада) сотрудника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.
  • Рабочее время и время отдыха. Если для данного сотрудника они отличаются от общих правил, установленных в компании, то их нужно обговорить с претендентом на работу. Время работы устанавливается ст. 100 ТК РФ и определяет продолжительность рабочей недели, работу с ненормированным рабочим днём, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней.
  • Гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда, если на предприятии есть такие условия труда.
  • Характер работы.
  • Условия труда на рабочем месте.
  • Условие об обязательном социальном страховании согласно трудовому законодательству.
Читайте также  Как оспорить договор купли продажи автомобиля?

Также в него могут входить права и обязанности работника и работодателя, установленные Трудовым кодексом и внутренними правилами организации.

Кроме того, трудовой договор может содержать дополнительные условия:

  • об испытательном сроке;
  • о неразглашении коммерческой тайны;
  • о неразглашении охраняемой законом тайны;
  • об обязанности сотрудника проработать указанный срок после обучения, оплаченное за счёт работодателя;
  • о материальной ответственности и другие.

Оформленный документ заверяется подписями обеих сторон. Если правила составления договора не соблюдены, то, в случае проверки ведения кадрового учёта инспектором по труду, может быть назначен административный штраф. Поэтому будьте предельно внимательны и аккуратны при заключении трудового договора, чтобы не возникло проблем при проверке.

Иногда возникает необходимость внести изменения в трудовой договор. В этом случае, новую информацию можно указать в дополнительном соглашении. Оно также составляется в двух экземплярах и подписывается каждой из сторон.

Если при заключении договора не были учтены некие сведения или условия, перечисленные мной ранее, это не является основанием для признания его недействительным или причиной для расторжения. Документ необходимо дополнить недостающей информацией. Внести изменения либо в сам текст, либо указать в дополнительном соглашении сторон.

Как я уже писала выше, договор составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся новоиспечённому сотруднику, а второй остаётся в компании. Подписанный документ хранится в кадровой службе. Договор должен храниться в течение 75 лет либо до ликвидации организации. Это указано в п. 656, 657 Перечня типовых документов, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010.

В начале статьи вы видите шаблоны трудовых договоров, которые можно скачать. Формы договора примерные, вы можете что-то изменить под себя либо выбрать наиболее подходящий бланк.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Как правильно оформить сотрудника на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
Читайте также  Части договора как называются?

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Порядок заключения трудового договора (нюансы)

  • Условия, необходимые для оформления трудового договора
  • Общий порядок заключения и срок трудового договора
  • В какой форме заключается трудовой договор
  • Документы, предъявляемые при устройстве на работу
  • Гарантии при оформлении трудового договора
  • Итоги

Условия, необходимые для оформления трудового договора

Существенная черта трудового договора, регулируемого ТК РФ, — закрепление за физлицом-работником обязанности постоянно лично выполнять какие-либо вполне определенные трудовые действия в условиях, создаваемых для этого работодателем. Это отличает его от договора ГПХ, который регулируется ГК РФ и предполагает выполнение физлицом-исполнителем на свой страх и риск (с возможностью привлечения соисполнителей) конкретного конечного задания, имеющего целью оговоренный результат.

Трудовой договор представляет собой соглашение, которое заключается между работником и работодателем и содержит (ст. 57 ТК РФ):

  • название трудовой функции (должности) работника;
  • указание на место его работы и условия, в которых она будет выполняться;
  • описание режима выполнения работы;
  • условие о наличии или отсутствии испытательного срока;
  • данные о размере и сроках выплаты зарплаты, доплатах за особые условия труда;
  • сведения о дате, с которой будет начата работа; если она не указана, то обязанность начать работу возникает с дня, следующего за днем подписания договора (ст. 61 ТК РФ);
  • иные моменты при необходимости.

Данные, внесенные в трудовой договор, служат источником информации для издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ).

Об особенностях оформления такого приказа читайте в статье «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Общий порядок заключения и срок трудового договора

Возможность заключения трудового соглашения ограничивается рядом правил, содержащихся в ТК РФ:

  • общими требованиями к возрасту работника (не менее 16 лет, ст. 63 ТК РФ);
  • ограничениями на применение труда госслужащих, женщин и лиц до 18 лет на определенных работах (ст. 64.1, 253, 265, 268 ТК РФ);
  • запретами на допуск к определенной работе лиц, имеющих судимость (ст. 331, 351.1 ТК РФ).

Для лиц, которых перечисленные ограничения не касаются, порядок заключения трудового договора таков:

  • документы работника проверяются на предмет соответствия сведений о его личности и необходимой квалификации, а при необходимости и о состоянии здоровья предъявляемым требованиям;
  • оговариваются условия, в которых работник будет осуществлять свои функции, в т. ч. режим работы, особые условия труда, размер зарплаты и наличие испытания;
  • работник под роспись знакомится с внутренним трудовым распорядком, коллективным договором, должностной инструкцией;
  • составляется текст договора или заполняется его бланк, разработанный работодателем;
  • проверяются внесенные в договор данные сторон, происходит его подписание.

О том, как оформляют документ, посвященный внутреннему трудовому распорядку, читайте в статье «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021».

Срок действия трудового соглашения чаще всего не устанавливается, и тогда в нем фиксируется, что он заключен на неопределенный срок. В ряде случаев (ст. 59 ТК РФ) можно заключить срочный трудовой договор на срок, не превышающий 5 лет. При определенных условиях (ст. 58 ТК РФ) срочный договор может трансформироваться в действующий в течение неопределенного срока.

В какой форме заключается трудовой договор

Трудовой договор заключается в форме письменного документа (ст. 67 ТК РФ) и визируется обеими сторонами, участвующими в соглашении. Его составляют в 2 идентичных экземплярах, предназначенных для каждой стороны. От имени работодателя он подписывается самим работодателем или его уполномоченным представителем. Работник расписывается на экземпляре работодателя в получении своего экземпляра договора.

Если после подписания трудового соглашения какие-то нужные условия не будут в нем отражены, это потребует его изменения путем составления двустороннего письменного дополнения, которое станет неотъемлемой частью договора.

С работником, который оказался фактически допущен к работе до заключения трудового соглашения, его оформляют не позднее 3 дней с даты возникновения трудовых отношений, если допуск осуществлен лицом, имеющим такое право, и у работодателя нет возражений против заключения договора (ст. 67, 67.1 ТК РФ).

Документы, предъявляемые при устройстве на работу

В соответствии со ст. 65 ТК РФ непременным и достаточным является предъявление:

  • паспорта или иного удостоверения личности;
  • трудовой книжки (кроме ситуаций, когда трудовой договор для работника оформляется впервые или он принимается как совместитель);

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник впервые устраивается на работу, бумажную трудовую книжку ему оформлять не нужно. Все сведения фиксируются в электронной трудовой. Сведения о приеме на работу совместителя в бумажной трудовой можно не отражать, а вот подать сведения по форме СЗВ-ТД нужно не позднее дня, следующего за датой оформления кадрового документа о приеме на работу.

Что делать, если сотрудник при устройстве говорит, что потерял свою трудовую книжку, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

  • страхового свидетельства ПФР (кроме случая отсутствия у работника этого документа);
  • документов воинского учета (для военнообязанных);
  • документов об образовании или специальном обучении, если требуется подтверждение необходимой квалификации;
  • справки об отсутствии или снятии судимости, если работа связана с таким ограничением.

С 01.01.2017 данный список пополнился справкой о непривлечении к наказанию за употребление наркотиков, если для работы будет требоваться такое подтверждение (п. 1 ст. 10 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 13.07.2015 № 230-ФЗ).

В ряде случаев законодательно может предусматриваться необходимость представления дополнительных документов, таких, например, как:

  • справка о медицинском освидетельствовании;
  • сведения о доходах и имуществе;
  • разрешение на работу для иностранца.

Гарантии при оформлении трудового договора

Заключение трудового договора сопровождается рядом гарантий (ст. 64 ТК РФ):

  • в его оформлении не может быть отказано без достаточных на то оснований;
  • запрещен отказ в заключении трудовых отношений в связи с беременностью или наличием детей, а также по иным причинам, не имеющим отношения к деловым качествам работника;
  • есть обязанность оформить договор не позднее 1 месяца с даты увольнения с прежней работы, если работник переводится к работодателю по его письменному приглашению;
  • при наличии письменного запроса работодатель должен не позднее 7 рабочих дней письменно сообщить лицу, получившему от него отказ в трудоустройстве, причины этого отказа;
  • работник имеет право обжаловать отказ в трудоустройстве в суде.

В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете пошаговую инструкцию с разъяснениями экспертов по оформлению приема на работу. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Процедура оформления трудовых отношений с поступающим на работу сотрудником должна подчиняться требованиям ТК РФ. Несоблюдение установленных ограничений и порядка заключения трудового договора может привести к необходимости прекратить его (п. 11 ст. 77, ст. 84 ТК РФ).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: