Зачем нужна спецификация к договору?

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Уточняем требования в спецификации к договору оказания услуг

Спецификация к договору на услуги — это документ, в котором уточняются условия договора, конкретизируется предмет, уточняются его характеристики и особенности, сроки выполнения обязательств.

Зачем нужна спецификация

Нередко компании, оказывающие услуги (например, транспортные или медицинские), в своей деятельности используют рамочный договор на оказание услуг, а все нюансы конкретного соглашения (перечень и характеристики оказываемых услуг, сроки оказания и оплаты) прописываются в спецификации, являющейся неотъемлемой частью контракта. Обычно она составляется в табличной форме.

Ранее унифицированная форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132, но с 01.01.2013 года обязательность этих бланков отменена, следовательно, стороны вправе согласовать и иной ее вид. Утвержденные данным постановлением бланки разрешено использовать, в том числе для разработки собственного образца.

Когда составляется

Рационально использовать в следующих случаях:

  • при наличии большого объема различных услуг, оказываемых в рамках договора;
  • при исполнении указанных в контракте услуг в разные периоды времени;
  • при необходимости более точного и конкретного описания выполняемых действий;
  • в случае, если стороны при заключении сделки не до конца определили ее содержание.

Когда можно без нее обойтись:

  • по контракту необходимо совершить простое, единичное действие, которое вписывается в текст соглашения;
  • предмет сделки описывается в техническом задании, акте и т.д.

Кто формирует

Это решают стороны. Обычно документ составляет работник, имеющий определенные познания в соответствующей сфере. Эту обязанность необходимо прописать в должностной инструкции такого сотрудника.

Как правильно заполнить

Содержание этого документа в законе не регламентируется, определяется соглашением сторон взаимоотношений. На практике выработан ряд рекомендаций, которые рационально соблюдать при заполнении:

  • название документа должно точно соответствовать его наименованию в тексте соглашения. Само слово «спецификация» используется в обязательном порядке;
  • в документе необходимо указать реквизиты основного соглашения: номер, наименование, дату;
  • наименование сторон должно соответствовать основному контракту, реквизиты полностью не нужны;
  • если она составляется одновременно с основным соглашением, день и место спецификации и основного договора должны совпадать во избежание дальнейшим судебных споров об исполнении;
  • при установлении особенностей оплаты (поэтапно, с предоплатой) — отразите это в тексте документа;
  • при определении срока действия документа, отличного от срока действия основного соглашения, стоит указать, какой документ будет действовать после окончания срока действия спецификации, либо на соответствующие положения основного контракта.

Образец

Приложение № 1

к Договору оказания услуг № 1 от 01.01.2020

г. Курган 01 февраля 2020 года

Общество с ограниченной ответственностью «Копыта», в лице директора Шмидта Олега Олеговича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», и Общество с ограниченной ответственностью «Рога», в лице директора Бендера Михаила Эдуардовича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Заказчик», договорились об оказании Исполнителем в пользу Заказчика следующих услуг:

Цена за единицу (без учета НДС),

Цена за единицу (с учетом НДС), руб.

Общая стоимость (без учета НДС), руб.

Общая стоимость (с учетом НДС),

Составление искового заявления по взысканию задолженности с покупателя

Спецификация к договору поставки — особенности составления,“подводные камни”

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Читайте также  Как досрочно расторгнуть договор оказания услуг?

Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом «РосКо — Консалтинг и аудит» Валерием Ивановым и статье дальше:

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:

— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);

— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;

— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;

— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;

— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;

— наименования, юрид. названия, адреса сторон;

— налог. и банк. реквизиты;

— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

Зачем нужна спецификация к договору?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация заключает договоры поставки с клиентами. Наименование, количество, цена и общая стоимость товара согласуются сторонами путем подписания спецификации к договору, которая является его неотъемлемой частью.
Спецификация составляется на основании месячной заявки покупателя.
В отношении сроков поставки в спецификации присутствует указание на то, что срок поставки определяется в соответствии с заявками покупателя, подтвержденными поставщиком.
На поступившей заявке поставщиком осуществляется проставление отметки «Подтверждаю» с подписью уполномоченного представителя поставщика.
При исполнении обязательств по поставке товара клиент в течение месяца поставки, ввиду производственной необходимости, изменяет наименование, количество, а также сроки поставки товара, в связи с чем по факту отгрузки товара наименование, количество и общая стоимость товара, указанного в товарных и товарно-транспортных накладных, не соответствуют спецификации в большую и меньшую сторону.
Является ли данный момент рисковым для поставщика (в части несогласования количества товара и его стоимости)? Каким образом отражать изменение наименования, количества и общей стоимости товара при корректировке их со стороны покупателя?

В первую очередь отметим, что такое направление деятельности, как правовая экспертиза договоров и иных документов, не входит в компетенцию экспертов службы Правового консалтинга; эксперты не оценивают и не анализируют разрабатываемые клиентами документы. Поэтому в рамках данной консультации мы можем высказать лишь соображения самого общего характера по описанной в вопросе ситуации.
В силу п.п. 1, 4 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора; условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами. На основании п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. К существенным условиям договора поставки могут быть отнесены:
— условие о товаре, которое считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество поставляемого товара (п. 3 ст. 455, ст. 506 ГК РФ);
— условие о сроке передачи товара покупателю.
Согласно п. 1 ст. 429.1 ГК РФ рамочным договором (договором с открытыми условиями) признается договор, определяющий общие условия обязательственных взаимоотношений сторон, которые могут быть конкретизированы и уточнены сторонами путем заключения отдельных договоров, подачи заявок одной из сторон или иным образом на основании либо во исполнение рамочного договора. Из вопроса следует, что речь идет о рамочном договоре, условиями которого будет определяться как порядок поставки товара, так и его оформление. Из формулировки условий договора, указанной в первом вопросе, следует, что по заявке покупателя стороны в спецификации согласовывают следующие условия поставки: наименование, количество, цену и общую стоимость товара на соответствующий календарный период — месяц. Однако в силу различных причин поставка указанного в спецификации товара, как и его количество, за указанный период может быть изменена покупателем и не соответствовать ранее согласованной в спецификации. По нашему мнению, при указанных в вопросе обстоятельствах подписание сторонами спецификации само по себе не может однозначно свидетельствовать о достижении сторонами соглашения по всем существенным условиям договора (в частности, по предмету договора). Однако указанное условие не препятствует поставщику при отказе покупателя в оплате товара, не согласованного спецификацией, во взыскании задолженности с покупателя (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27 февраля 2017 г. N 09АП-58096/16).
Как мы отметили ранее, стороны рамочного договора вправе по своему усмотрению определять его условия. Таким образом, согласование сторонами условий рамочного договора, в том числе и в формулировке, указанной во втором вопросе, допустимо и законодательству не противоречит. Однако в нашем случае в качестве договоров поставки следует рассматривать в том числе и товарные накладные (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18 октября 2016 г. N Ф04-4049/16 по делу N А70-16337/2015, постановление Арбитражного суда Московского округа от 30 августа 2017 г. N Ф05-12192/17 по делу N А40-231033/2016).

Читайте также  Договор франчайзинга что это такое?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

7 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Спецификация к договору: когда нужна и как оформить

Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.

Зачем нужна спецификация

Чтобы договор поставки считался заключенным, стороны обязательно должны согласовать наименование и количество товара, подлежащего продаже . Вариант, когда это делают непосредственно в договоре, подходит не всегда. В частности, такой способ может быть:

— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;

— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.

Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.

В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:

— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;

— указывают количество товара по каждой товарной позиции.

На заметку
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.

Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.

То, что названные условия будут определены в спецификации, надо зафиксировать непосредственно в договоре .

Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.

Рекомендации

1. Закрепив в договоре подобную формулировку, обязательно надо согласовать названные условия в спецификации. В противном случае договор будет считаться незаключенным . Значит, стороны не смогут потребовать исполнения обязательств и применить ответственность за их неисполнение.

2. Условия договора и спецификации к нему не должны противоречить друг другу. Иначе при возникновении спора суд будет выяснять общую волю сторон, оценивать переговоры, переписку и их последующее поведение . А не определив, что стороны имели в виду, может признать условия несогласованными с вытекающими последствиями. Например, если речь идет:

— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;

— сроке поставки — поставщик будет обязан передать товар в разумный срок. Если этого не произойдет — в семидневный срок со дня поступления от покупателя письменного требования о поставке товара .

Как вариант, в договоре можно указать, что приоритетно: договор или спецификация. Либо устранить неточности допсоглашением .

На заметку
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.

Как оформить спецификацию к договору

Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.

В любом случае спецификацию следует оформить письменно . Обычно составляют один документ в двух экземплярах — по одному для каждой стороны договора.

Как правило, спецификация содержит:

1) реквизиты:

— дату и место составления.

Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;

— номер — если спецификаций несколько;

— реквизиты договора, к которому она составлена;

2) преамбулу:

— наименование сторон договора;

— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.

Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;

3) содержательную часть:

— перечень поставляемых товаров.

При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.

На заметку
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— НПА (ТНПА), описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.

Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.

В некоторых случаях стороны договариваются о поставке товаров в ассортименте. То есть товаров одного наименования, но обладающих разными характеристиками (размерный ряд, цвет и т.п.). В таком случае ассортиментные условия тоже надо согласовать . Если иные условия, касающиеся предмета поставки, согласовывают в спецификации, ассортимент логично зафиксировать там же.

Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе ;

Читайте также  Обязательна ли печать организации на трудовом договоре?

— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.

Законодательство позволяет согласовать количество товара в денежном выражении . В таком случае в спецификации прописывают общую стоимость товара и цену за единицу. Количество определяют путем деления первого значения на второе. Но такой способ используют реже;

— цену товара. Чаще всего стороны согласовывают цену за единицу (штука, метр и т.д.) товара. При этом рекомендуется делать пометку о том, включен ли в цену НДС. Например, указав «цена за единицу (с НДС в размере 20%)» или выделив НДС отдельно. В противном случае сумма налога может быть предъявлена к оплате сверх предусмотренной цены товара .

Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».

При необходимости в спецификации можно прописать:

а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;

б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;

— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.

Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.

Пример оформления шапки таблицы

4) подписи представителей сторон. Поскольку спецификация содержит условия договора, стороны должны подтвердить, что соглашение по ним достигнуто. Для этого уполномоченные представители, как правило, проставляют подпись и ее расшифровку, а также указывают свои должности .

На заметку
Печать на спецификации ставится только тогда, когда это предусмотрено в договоре .

При необходимости в этой части спецификации можно продублировать адреса, телефоны контрагентов, их банковские реквизиты. Это актуально, если стороны сотрудничают на долгосрочной основе и с течением времени указанные реквизиты меняются.

Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Образец спецификации к договору поставки оборудования или продукции

Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме. Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

  1. Порядковый номер.
  2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
  3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
  4. Единица измерения товара.
  5. Его количество.
  6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
  7. Отдельно – сумма НДС.
  8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Если вас интересует, как заполнить образец гарантийного письма на оплату, ознакомьтесь с этой статьей.

Правила заполнения

В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию. Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.

Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Основные требованию к заполнению:

  • В шапке документа указывается дата его подписания, номер и приложением к какому договору он является. На крупных предприятиях может быть заключено несколько договоров поставки с одним и тем же контрагентом, поэтому внимательно перепишите из основного соглашения его номер и дату.
  • Правильное заполнение реквизитов сторон – наименование покупателя и поставщика полностью. Упоминаются они дважды. Наименования пишут в начале документа, а реквизиты в конце, после таблицы. Они должны совпадать с договором.
  • Как уже отмечалось ранее, на спецификации должны стоять подписи сторон и их печати, а также дата заключения этого соглашения.

Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды. А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: