Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы?

Хочу выкинуть документы. Так можно?

Читатель Алексей спрашивает:

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

  • договоры и акты к ним,
  • счета-фактуры;
  • отчеты для агентского договора;
  • товарные чеки, накладные;
  • налоговые декларации;
  • книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • приказы о приеме и увольнении;
  • больничные;
  • зарплатные ведомости;
  • штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

  • хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
  • документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

  • документы в закрытом доступе от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не работают с кадровым или бухгалтерским учетом.
  • Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

    Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

    Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

    Как оформить дистанционного сотрудника

    Документы после закрытия ИП

    Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

    Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

    Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

    Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

    Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

    Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

    • подписываете договор на хранение;
    • оплачиваете услугу;
    • готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
    • оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
    • привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

    Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

    В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

    Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

    Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

    Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

    Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

    Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

    Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

    ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

    № нового перечня

    № старого перечня

    Вид документа

    Было

    Стало

    Ценообразование

    Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

    10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Финансирование, кредитование деятельности

    Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Бухгалтерский учет и отчетность

    Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

    а) сводные годовые, годовые;

    б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

    Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

    Постоянно (на усмотрение архива)

    а) до ликвидации организации;

    Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

    5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Образцы подписей материально ответственных лиц

    До минования надобности, но не менее 5 лет

    5 лет после смены материально ответственного лица

    Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

    Читайте также  Как сдать отчетность в налоговую через интернет?

    5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

    Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

    а) у аудируемого лица;

    б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

    5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

    — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

    — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

    Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

    Журналы, базы данных учета:

    б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

    а) постоянно (на усмотрение архива);

    б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

    а) до ликвидации организации;

    Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

    5 лет после ликвидации основных средств

    До ликвидации организации

    Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

    5 лет при условии

    Учет оплаты труда

    Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

    При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

    Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Налогообложение

    Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

    Расчеты по страховым взносам

    Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

    При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

    Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

    75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

    Налоговые декларации ИП

    Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

    Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

    Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

    5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

    Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

    5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

    Срок хранения бухгалтерских документов в организации

    • Зачем хранить бухгалтерские документы
    • Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
    • Разбираемся со сроками на примере
    • Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
    • Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
    • Иные случаи увеличения срока хранения первички
    • Итоги

    Зачем хранить бухгалтерские документы

    Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

    Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

    Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

    О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

    Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

    Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

    • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
    • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
    • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

    Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

    Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

    Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

    Разбираемся со сроками на примере

    ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

    За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

    Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

    Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

    Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

    Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

    Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

    Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

    Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

    Срок хранения согласно перечню

    Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

    В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

    Договоры и дополнительные соглашения к ним

    В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

    Доверенности на получение денег и ТМЦ

    Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

    Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

    Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

    При отсутствии лицевых счетов:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Реестр сведений о доходах физлиц

    Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)

    Трудовые договоры и личные карточки работников

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Табели, журналы учета рабочего времени

    Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

    Сведения о доходах физлиц

    При отсутствии лицевых счетов:

    50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

    75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

    Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

    Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

    Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

    Карточки учета основных средств

    Не менее 5 лет после выбытия объекта

    Декларации (расчеты) по всем видам налогов

    Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

    Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета

    Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет

    Отчетность в статистику:
    – годовая и с большей периодичностью, единовременная;
    – полугодовая и квартальная;

    – Постоянно*.
    – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
    – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.

    Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

    Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

    Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

    Читайте также  Как узнать на каком налогообложении находится ИП?

    Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

    Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

    В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

    Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

    ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

    Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

    Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

    Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

    Иные случаи увеличения срока хранения первички

    Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

    Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

    Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

    Итоги

    Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

    Сроки хранения документов

    В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

    В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

    Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

    Такие разъяснения дает Минфин в письме № 07-01-09/25966 от 18.04.2018.

    Сроки хранения отдельных документов

    1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

    2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

    3 После снятия с учета

    8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

    1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

    2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

    3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

    1. Налогоплательщики обязаны:

    8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

    . При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

    1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

    Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

    2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

    3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

    До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

    4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

    При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

    5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

    6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

    7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

    8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

    При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

    Читайте также  Какая система налогообложения лучше для ИП?

    9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

    Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

    10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

    Новости

    Новые сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета в 2021 году в организации

    Сроки хранения налоговых документов

    Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

    Сроки хранения бухгалтерских документов

    Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

    Сроки хранения кадровых документов

    Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

    Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

    • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
    • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
    • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

    Категория документации Вид документов Срок хранения
    Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
    Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
    Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
    Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
    Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
    Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
    Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
    Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
    Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
    Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
    Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 лет
    При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
    Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
    Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 лет
    При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
    Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
    Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
    Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
    Бухгалтерский учет Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    Бухгалтерский учет Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    Бухгалтерский учет Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    Бухгалтерский учет Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    а) у аудируемого лица; б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
    б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
    10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
    Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
    10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
    Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет
    Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
    При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
    Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
    Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
    Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
    Кадровый учет Графики отпусков 3 года
    Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
    Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
    Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
    Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
    Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
    Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) 45 лет;
    связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
    а) по месту составления;
    б) в других организациях б) 5 лет
    Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
    Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
    Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
    Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
    Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

    Санкции за нарушение порядка хранения документов

    Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

    В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

    Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

    За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: