Сколько делается справка 2 НДФЛ по законодательству?

Выдаем работнику справку о доходах

Автор: Нестеров С. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Каков порядок выдачи с 2021 года работникам справки о доходах, в том числе при увольнении?

Особенности выдачи справки о доходах

По общему правилу в день увольнения, то есть в последний рабочий день, работнику выдают трудовую книжку или форму СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ). Также ему необходимо выдать:

справку о заработке для расчета пособий по временной нетрудоспособности;

справку о доходах и НДФЛ;

раздел 3 расчета по страховым взносам.

К сведению: работодатель должен выдать справку о доходах и суммах налога физического лица сотруднику (в том числе бывшему), который получил от него доход, если сотрудник обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).

Заявление о выдаче справки о доходах и суммах налога составляется в свободной форме. Приведем пример такого заявления.

Борисову О. П.
от офис-менеджера Соколовой Е. П.

Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за три месяца 2021 года.

Форма справки о доходах и налогах физического лица в составе формы 6-НДФЛ, а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок).

Если работник запросит данные о доходах за 2020 год или более ранние периоды, то справку нужно выдать по форме, действовавшей в соответствующий период. В частности, с 01.01.2019 действовала форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, а до этого форма, утвержденная Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Обратите внимание: если в течение календарного года налоговый агент не смог удержать НДФЛ с доходов физлица, то нужно сообщить об этом, представив справку в составе расчета 6-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 5 ст. 226 НК РФ).

В Письме от 02.09.2020 № БС-4-11/14113@ ФНС подтвердила, что НК РФ не установлены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям справки о доходах и суммах налога физлиц. Следовательно, организация – налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи физическим лицам на основании их заявлений такой справки, не противоречащие действующему законодательству.

В рамках трудовых отношений способ выдачи справок желательно закрепить в локальных актах. Если налоговый агент выплачивает физлицу доход в рамках гражданско-правового договора, то в таком договоре можно отразить способ выдачи справок.

В Письме ФНС РФ от 16.11.2020 № БС-4-11/18719@ уточнено, что организация – налоговый агент на основании заявления физлица может выдать ему справку о доходах и суммах налога физического лица в электронном виде, заверенную электронной цифровой подписью.

Справку о доходах и суммах налога физлица нужно выдать:

сотруднику (в том числе бывшему) – в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);

увольняющемуся сотруднику – в последний рабочий день (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);

другому физлицу, которое получило доход от налогового агента, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

К сведению: налоговым законодательством не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи справок о доходах и суммах налога физлица. Однако, если налоговый агент нарушит эти сроки или откажет физлицу в выдаче справки, ему грозит административный штраф (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

Если с доходов физлица не был удержан НДФЛ, ему необходимо направить соответствующее сообщение. Для этого оформляется справка о доходах и суммах налога физлица (п. 2 Приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 1.18 Порядка). Срок выдачи физлицу справки (в случае, когда невозможно в течение налогового периода удержать у плательщика исчисленную сумму налога) – не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Если этот день выпадает на выходной, справку нужно выдать не позднее следующего за ним первого рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Заполнение справки о доходах

Отдельный порядок заполнения справки о доходах и суммах налога физлица, которую налоговый агент должен выдать физлицу по его заявлению, не утвержден. Поэтому такую справку следует заполнять по общим правилам, установленным для заполнения расчета 6-НДФЛ.

Справка о доходах и суммах налога физического лица – СКАЧАТЬ

Справки о доходах и суммах налога физического лица:

необязательно заверять печатью. Наличие печати является правом, а не обязанностью организации, если законодательством не предусмотрено иное (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»);

подписывает законный представитель налогового агента (руководитель организации либо другое должностное лицо, действующее на основании доверенности (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ)). Полномочия на подписание справок можно закрепить в локальном акте организации.

Как скачать справку 2-НДФЛ на сайте налоговой

Справку о доходах 2- НДФЛ теперь можно скачать в личном кабинете на сайте nalog.ru. Вы получите официальный документ с электронной подписью. Он имеет такую же силу, как справка с печатью работодателя. Такую справку примет банк, новый работодатель и вообще кто угодно: она заверена налоговой.

Но есть проблема. Скорее всего, вам все равно придется брать справку на работе.

Что за справка вообще?

Справка 2- НДФЛ — это подтверждение официальных доходов и удержанного налога. Работодатель отправляет в налоговую такую справку по каждому сотруднику. Налоговая видит, где конкретный человек работает, какая у него зарплата за год и по месяцам и сколько НДФЛ он заплатил.

Справка 2- НДФЛ нужна для разных целей. Например, для оформления вычета при покупке квартиры или оплате лечения. Еще такой справкой подтверждают официальные доходы для банка, чтобы взять или рефинансировать кредит.

Обычно справку 2- НДФЛ заказывают на работе. Бухгалтерия выдаст ее в любое время и за любой период работы.

Так что, теперь справку получить проще?

Да, теперь ее можно получить прямо на сайте налоговой. Раньше ее можно было только открыть, а скачать и передать кому-то — нет. Теперь можно. Справки выгружаются в формате .pdf или .xml. Этот файл можно переслать по электронной почте или прикрепить к заявке на кредит.

Почему такая справка имеет юридическую силу? Это же просто файл.

Это не просто файл. Из личного кабинета справка выгружается с электронной подписью налоговой. Эту подпись нельзя подделать. Ее проверяют в специальном сервисе. Даже если отправить справку по почте, банк увидит, что она настоящая.

В чем тогда подвох? Почему эти справки не подойдут для кредита?

Работодатели подают справки о доходах сотрудников до 1 апреля следующего года. Налоговая загружает справки в личный кабинет еще позже — к июню. И так каждый год.

Например, в ноябре 2017 года у налоговой есть справка за 2016 год, а за 2017 еще нет. Даже весной 2018 года еще может не быть справки за 2017.

Для кредита нужна справка 2- НДФЛ за полгода до подачи заявки. Если подать заявку сейчас, нужно подтвердить доход с мая по ноябрь 2017 года. Для этого придется брать справку 2- НДФЛ на работе. В личном кабинете на сайте налоговой ее нет и быть не может.

А когда работодатель все-таки передаст данные в налоговую — например в конце марта 2018 года, — банку нужна будет справка о доходах за январь, февраль и март. Этих сведений тоже не будет в личном кабинете, и вам все равно придется идти в бухгалтерию. Или искать банк, который дает кредиты без подтверждения официального дохода.

Получается, задумка хорошая, но пока без большой практической пользы.

Значит, эти справки вообще не пригодятся? Зачем тогда это сделали? Опять бездумно растрачивают бюджет?

Справки за прошлые годы тоже могут пригодиться.

Для вычета. Чтобы получить вычет и вернуть налог за прошлые годы, нужно подать декларацию 3- НДФЛ и справку о доходах. В 2017 году могут понадобиться справки за 2014, 2015 и 2016 годы. Все они будут в личном кабинете.

Для банка. Банк может запросить подтверждение зарплаты за любой период — даже за прошлые годы. В свое время ипотечникам для господдержки нужно было подтверждать доход за 12 месяцев. Может быть, еще пригодится. Тогда справки можно выгрузить и отправить по электронной почте. Печать с работы не нужна.

Для контроля. Вы можете зайти в личный кабинет и проверить, какие данные работодатель передает в налоговую — совпадают ли они с расчетными листками и все ли вычеты правильно оформлены.

Еще в личном кабинете отражаются справки об НДФЛ со списанных долгов и неочевидных доходов: при рефинансировании ипотеки, возврате страховки, компенсаций. По закону их должны прислать налогоплательщикам заранее, но не всегда присылают. Проверьте, вдруг вас ждет сюрприз.

Для суда и пристава. Например, если в суде нужно подтвердить доход за несколько лет. Ситуации могут быть какие угодно: отсрочка выплаты долга, уменьшение пеней по алиментам или раздел имущества.

Для пособий. В 2017 году соцзащита может попросить справку о доходах за прошлый год. Подойдет документ из личного кабинета.

Могут быть и другие ситуации, когда пригодятся справки 2- НДФЛ за прошлые годы. Если так случится, вы сможете распечатать их даже ночью, в отпуске и для всех членов семьи сразу.

Как проверить свои справки 2- НДФЛ ?

Зарегистрируйтесь на сайте налоговой. Для этого нужно сходить с паспортом в любую инспекцию и получить логин с паролем.

Можно авторизоваться через госуслуги.

Зайдите в личный кабинет, откройте раздел «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы», выберите пункт «Сведения о справках по форме 2- НДФЛ ».

Справки можно посмотреть или выгрузить с электронной подписью.

Справка 2-НДФЛ за 2020 год: самое важное

По итогам налогового периода фирма должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому работнику. Для этого нужно сдать в ИФНС справки по форме № 2-НДФЛ.

Форма справки утверждена приказом ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566@. Отчитаться по данной форме за 2020 год нужно не позднее 1 марта 2021 года.

На кого подавать справку 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ составляют на каждого работника, а также на граждан, которым фирма выплачивала доход по гражданско-правовым договорам.

В ней указывают все доходы, полученные физлицом в истекшем году, а также суммы налоговых вычетов и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ за год. Такие справки 2-НДФЛ имеют признак «1».

Признак в справке 2-НДФЛ

Признак в справке 2-НДФЛ показывает, кто (налоговый агент или его правопреемник) и в каком случае ее подает.

Этот реквизит может принимать следующие значения:

• признак 1 – это обычная справка 2-НДФЛ, в которой показывается, какие доходы выплачены физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и перечислено в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак 2 означает, что справка 2-НДФЛ подается как сообщение о невозможности удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ);
• признак 3 указывает, что справку за реорганизованную организацию подает правопреемник. В справке отражаются доходы, выплаченные налоговым агентом, и суммы налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак 4 – это справка, которую подает организация-правопреемник в случае, если налоговый агент выплатил физлицу доход, с которого не смог удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Справка 2-НДФЛ с признаком 2

Отдельно расскажем, когда заполняют справку 2-НДФЛ с признаком 2.

Если компания выплатила кому-либо из своих работников доход, но не смогла удержать налог из этого дохода и не перечислила его в бюджет, нужно сообщить об этом в инспекцию.

Сообщают об этом в инспекцию также справку 2-НДФЛ, в которой проставляют признак «2». В ней указывают сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Срок сдачи – 1 марта.

Физическому лицу придется заплатить не удержанный с него работодателем налог самостоятельно не позднее 1 декабря. Инспекция должна выслать ему налоговое уведомление, поэтому декларацию 3-НДФЛ ему подавать не нужно (подп. 4 п. 1 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ).

Как подать справки 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту учета организации или по месту жительства ИП по телекоммуникационным каналам связи.

На бумаге подать справки можно, если численность сотрудников не превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Справки 2-НДФЛ на бумажном носителе можно сдать:

• лично в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, ст. 29 НК РФ);
• отправить почтой с описью вложения.

Если справки подаются лично в инспекцию, то они будут считаться представленными в день подачи, а если отправляются почтой — в день отправки письма.

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах. Форма реестра приведена в приложении 1 к Приказу ФНС России от 2 октября 2018 г. № ММВ-7-11/566@.

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам этих подразделений и по физлицам, с которыми подразделение заключило гражданско-правовые договоры, справки нужно сдавать в ту налоговую инспекцию, где обособленное подразделение состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Как могут оштрафовать?

В случае нарушения срока подачи справок 2-НДФЛ налоговая инспекция начислит вам штраф — 200 рублей за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, от 300 до 500 рублей грозит в этом случае руководителю организации (ст. 15.6 КоАП РФ).

Обратите внимание: вам, как налоговому агенту, штраф не выпишут, если вы самостоятельно обнаружите ошибки и представите в налоговую инспекцию уточненные документы до момента, когда вы узнали, что неточности, содержащиеся в представленных вами документах (сведениях) обнаружили налоговые инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Справка по форме 2-НДФЛ: что это и зачем нужна

При взятии кредита или получении налогового вычета человек может столкнуться с необходимостью получить справку 2-НДФЛ. Иногда ее просят банки, иногда — ответственные органы, а работодатели и вовсе имеют с ней дело регулярно. Расскажем подробнее о том, что это такое и каким образом наличие справки может помочь при взятии кредита, а также для чего документ нужен банкам.

Содержание статьи

• Что такое справка 2-НДФЛ
• Что содержит справка
• Как получить справку по форме 2-НДФЛ
• Для чего нужна справка 2-НДФЛ
• Всегда ли банки требуют справку
• Что делать, если работа неофициальная
• Заключение

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Что содержит справка

• Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
• Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
• Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
• Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
• Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
• Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
• Дата выдачи.

Как получить справку по форме 2-НДФЛ

Как правило, документ нужен работодателю: тот обязан оформлять справки, чтобы отчитаться перед налоговой службой. Но 2-НДФЛ может понадобиться и сотруднику при взаимодействии с некоторыми уполномоченными органами или перед взятием крупного кредита. Физическое лицо имеет право получить справку двумя способами.

У работодателя

Первый и самый очевидный — обратиться непосредственно к начальству или в бухгалтерию организации, в которой Вы работаете. Статья 62 Трудового кодекса гласит, что срок оформления документа не должен превышать 3 рабочих дней. Чтобы получить справку, нужно написать заявление на имя главного бухгалтера или руководителя компании: там следует указать, за какой период нужна информация. Цель получения справки указывать не требуется. Если человек получает облагаемый налогом доход не у конкретного работодателя, он может обратиться за справкой 2-НДФЛ непосредственно в ФНС России.

Через Госуслуги

Не так давно у граждан России появилась возможность оформить справку 2-НДФЛ через интернет, в режиме онлайн. Это можно сделать на сайте Госуслуг: нужно иметь подтвержденную учетную запись. От человека требуется подать электронную заявку и указать свой ИНН. Госуслуги выдадут результат, который гражданин сможет просмотреть в своем личном кабинете и при необходимости распечатать.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

При взятии кредита

Чаще всего справка требуется при взятии кредита в банке. Обычно речь идет о больших суммах, для которых человек обязан подтвердить свою платежеспособность и предоставить ее доказательства. 2-НДФЛ считается надежным способом подтверждения, впрочем, не единственным. Иногда кредитору достаточно справки по форме банка: ее также выдает и подписывает работодатель, указывая сведения о доходах человека за нужный период. Бланк такой справки выдает кредитор.

При получении льгот и вычетов

Налоговый вычет — это возможность вернуть часть уплаченных налогов в связи с крупной покупкой, дорогостоящим лечением или некоторыми другими ситуациями. Чтобы его получить, нужно обратиться в налоговую с набором документов, подтверждающих, что человек находится в ситуации, в которой ему положен вычет. Люди, которые оказались в сложной ситуации, иногда могут рассчитывать на налоговое послабление, льготы или пособия от государства — но для этого им надо предоставить доказательства своего материального положения соответствующему органу. В таких случаях человек собирает пакет документов, один из которых — справка 2-НДФЛ.

При трудоустройстве

Некоторые работодатели требуют у новых сотрудников справку 2-НДФЛ с прошлого места работы. Иногда документ выдают при увольнении, но если такого не произошло, человек имеет право запросить справку у главного бухгалтера компании, из которой он уволился.

В других случаях

Существуют и иные ситуации, в которых человеку может понадобиться справка:

• усыновление ребенка или оформление опеки;
• расчет размеров пенсии;
• получение статуса безработного;
• судебные разбирательства;
• оплата больничного или отпуска по уходу за ребенком;
• поездка за границу, для которой требуется подтверждение достатка.

Как правило, во всех этих случаях человек должен предоставить справку 2-НДФЛ соответствующему государственному органу. Это нужно, чтобы определить размер его официального заработка и подтвердить материальный статус.

Всегда ли банки требуют справку

Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.

Что делать, если работа неофициальная

Справка 2-НДФЛ показывает только официальный доход, который облагается налогом в 13 %. К сожалению, есть работодатели, которые предпочитают нанимать работников и выплачивать им зарплату полуофициально или вовсе неофициально — без уплаты налогов. Такой работник менее защищен, чем тот, который имеет официальное трудоустройство: ему сложнее получить налоговый вычет или кредит, труднее отстоять свои права перед работодателем. А еще он не в состоянии получить справку 2-НДФЛ с актуальными сведениями, ввиду отсутствия официального дохода. Если такому человеку понадобится обратиться в банк за кредитом, у него есть два варианта.

• Получить у кредитора бланк справки по форме банка и попросить работодателя ее заполнить. Правда, работодатели порой неохотно выдают такие справки: по сути, этим они подтверждают, что платят неофициальную зарплату.
• Найти работу с официальным заработком, например, на HH.ru. Этот крупный сайт поиска работы сотрудничает с ЭОС по спецпрограмме.

Заключение

Справка 2-НДФЛ — удобный способ доказать свой официальный доход и подтвердить платежеспособность перед банком. Она может понадобиться и в других ситуациях, например при оформлении налогового вычета. А вот люди, работающие неофициально, не могут подтвердить доход с ее помощью. Если они захотят взять кредит, им придется обходиться справкой по форме банка. Неофициальное трудоустройство оставляет человека уязвимым и нарушает законодательство, поэтому ЭОС рекомендует Вам по возможности искать работу с оформлением по ТК РФ. Наш спецпроект в сотрудничестве с HH.ru предназначен для людей, которым нужна достойная работа с привлекательной зарплатой. Вы можете пройти на нашем сайте тест на профориентацию, просмотреть обучающие ролики по составлению резюме и начинать искать на HH.ru благонадежных работодателей по всей России.

Если у Вас возникли вопросы, то мы готовы предложить анонимную консультацию. Воспользуйтесь услугой анонимный звонок и просто начните диалог с оператором. Доверительные отношения между оператором ЭОС и клиентом — залог успешного разрешения финансовых проблем.

Как работает анонимный звонок?

Позвоните на номер анонимной линии ЭОС
8 800 775 02 04
с 8:00 до 20:00 мск

2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

Недавно прошла новость, что 2-НДФЛ отменят. Но, как оказалось, чиновники пока к этому не готовы. Ловите справочник по этой форме.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2019 год — это документ, который должен быть под рукой у каждого бухгалтера. В первую очередь он необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед yалоговой службой. Кроме того, его используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге.

Что изменилось

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, форма будет не одна, а две. Одна из них используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2019 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Отметим, что оба документа будут называться одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

• отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2 НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
• документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в Приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 Приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Что касается отчета, который сдается в ИФНС с 2019 года, то в нем чуть больше изменений. Справка состоит из вводной части, двух разделов и одного приложения. В действовавшей ранее форме 2-НДФЛ было 5 разделов. Кроме того, налоговики удалили поля для указания ИНН физлиц и оставили только одно поле для уточнения вида уведомления, подтверждающего право на один из налоговых вычетов.

Отметим, что если вы заполняете отчеты для налоговиков в электронном виде и передаете их в ФНС через операторов, то особых изменений не заметите. Посредники обещают, что своевременно обновляют форматы, которые используют налоговые агенты при передаче данных о доходах и суммах подоходного налога физлиц. Что касается справок для работников, а такие обращения — не редкость, то необходимо использовать уже новые формы, чтобы не нарушать требования Налогового кодекса РФ.

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

• Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 и Приказ Федеральной налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@, которыми утвержден ныне рабочий вариант документа и порядок его заполнения;
• Приказ ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 и Приказ Федеральной налоговой службы от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@, в которых описаны правила, как подавать сведения на электронных и бумажных носителях и через операторов телекоммуникационных каналов связи.

Для подачи информации в Налоговую инспекцию Москвы, Санкт-Петербурга или другого региона воспользуйтесь нашими формами. Для доступа к ним регистрация или иные дополнительные действия не понадобятся: вся информация для читателей бесплатная. Заполнять документы в формате word, excel или каком другом, решать вам.

Образец заполнения в 2019 году

1. В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
2. Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
3. Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
4. Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
5. Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
6. В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
7. Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
8. Коды вычетов проставляются с учетом Приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В нашем случае — код 126, поскольку у работника есть ребенок.
9. Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
10. цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
11. цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
12. цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
13. Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ по новым правилам 2019 года

Как отчитываются сейчас за прошлые годы

Форма, действовавшая в 2017 году

Форма, действовавшая в 2018 году

Кто обязан сдавать справки

Форма для сдачи в ИФНС заполняется по каждому физическому лицу.

Каждый налоговый агент обязан обеспечить учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Для этого составляется налоговый регистр. Открывается он сразу при приеме сотрудника на работу. Регистр разрабатывается и утверждается самостоятельно налоговым агентом и содержит сведения:

• о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
• видах и суммах доходов;
• предоставленных вычетах;
• суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
• датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Именно данные этого налогового регистра будут использованы для заполнения форм. Обратите внимание, что если организация выплачивала сотруднику только пособие, не облагаемое НДФЛ (например, по уходу за ребенком до 1,5 лет), то справку в ИФНС сдавать не нужно.

Форматы сдачи

Для подготовки отчетов используется бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Чтобы отправить электронный отчет в ИФНС в электронном виде, необходимо заключить договор с уполномоченным оператором связи, получить электронно-цифровую подпись и установить программное обеспечение.

Как проверить справку перед сдачей в налоговую в электронном виде? Для этого достаточно скачать на официальном сайте ИФНС бесплатную программу Tester. Установив ее на своем компьютере, можно проверить файл, отправляемый в ИФНС, на соответствие формату предоставления отчета в электронном виде.

Сроки сдачи отчета

Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений теперь представлен в приложении № 4 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Также введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый такой отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ), и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.

Какие изменения претерпела форма в 2019 году

• в разделе 1 появились сведения о реорганизации или ликвидации компании;
• из раздела 2 исключены сведения о месте жительства налогоплательщика;
• из раздела 4 исключаются упоминания об инвестиционных вычетах;
• в раздел 5 в строки подписи и удостоверяющего полномочия подписанта документа вводится упоминание о возможности подписания справки правопреемником.

Таким образом, заполнение основных разделов осталось прежним.

Образец заполнения справки в 2019 году

1. В разделе 1 необходимо указать наименование налогового агента и его основные реквизиты: ИНН, КПП, код ОКТМО.
2. В разделе 2 указываются сведения о физическом лице: его Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. Как было сказано выше, адрес места жительства указывать не требуется.
3. В разделе 3 отражаются доходы налогоплательщика с градацией на месяц выплаты, код дохода, сумма.
4. В разделе 4 следует указать сведения о налоговых вычетах, предоставленных физлицу.
5. Общие суммы за год: доходы и вычеты физического лица, налоги исчисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ — отражаются в разделе 5. Также здесь указываются реквизиты лица, ответственного за заполнение.
6. Раздел 3 заполняется по каждой налоговой ставке. Например, если сотрудник является нерезидентом и получает дивиденды, то на него необходимо заполнить два раздела 3 и два раздела 5 справки. Отдельно — для оплаты труда по ставке 30% и отдельно — для дивидендов по ставке 15%, указав код дохода.

Образец справки 2-НДФЛ по форме 2018 года

Дивиденды в справке в 2019 года

• 13%, если участник — резидент;
• 15%, если участник — нерезидент РФ.

Если учредитель компании, получивший дивиденды, является резидентом РФ и одновременно получает заработную плату в компании, то дивиденды следует отразить в том же разделе 3, что и остальные доходы. Заполнять отдельный раздел 3 в этом случае нет необходимости.